Slik forenkler Furnes Jernstøperi sin intern­kommunikasjon

På bildet: App for ansatte i Furnes Jernstøperi

– Vårt mål er å skape en kultur for medarbeiderinvolvering, hvor det blir enklere for alle å registrere sine innspill, samtidig som det blir bedre struktur i måten vi synliggjør og jobber med forslagene som kommer inn.

Det sier Morten Risdal, IT-leder hos Furnes Jernstøperi. 

– På sikt tror vi dette kan gi både økt trivsel, og en positiv effekt i forhold til sykefravær. 

For å nå disse målene satser selskapet nå på en egen app for de ansatte. I appen skal ansatte finne alt de trenger, og holde seg oppdatert. De skal også kunne komme med tilbakemeldinger og forbedringsforslag.

På bildet: Furnes Jernstøperi i Stange kommune

Ny kultur for tilbakemeldinger

Tidligere har selskapet stort sett jobbet med papir og infotavler. Å komme med forbedringsforslag på papir har vært tungvint, og forslagene som har kommet inn har gått gjennom mange ledd i organisasjonen.

– Mange har latt være å melde fra om ting, både fordi det har vært tungvint, og fordi det ikke har vært høy nok tillit til at forslaget kommer frem til riktig beslutningstaker og blir behandlet på en god måte.

Når selskapet nå digitaliserer, gjøres det samtidig endringer i hvordan forslagene leveres og følges opp. 

– Alle kan nå melde fra om små og store ting med to enkle trykk på mobilen. Alt blir synlig, ingenting forsvinner, og slik kan vi bygge tillit.

Målet er at disse grepene skal endre kulturen, og bidra til en betydelig økning i antall tilbakemeldinger.

På bildet: Fra produksjonen.

Vernerunder og 5S

Selskapet gjør også endringer i måten 5S og vernerunder gjennomføres, og gjør dem synlig for alle ansatte.

For hver av de fem S'ene gis det poeng. Enten Dårlig (1 poeng), Manglende (5 poeng), Middels (10 poeng), OK (15 poeng) eller Bra (20 poeng). Hver 5S vil så resultere i en samlet poengsum.

Appen viser en oversikt over samtlige 15 avdelinger, sammen med dato for forrige gjennomføring og poengsum. 

– Alt blir synlig for alle ansatte, og å få "grønne tall" blir et felles fokus.

Alle ansatte kan trykke seg inn på en avdeling og se alle resultater- med poengsummer, kommentarer og eventuelle bilder.

Ettpunktsleksjoner

Selskapets rundt 100 ettpunktsleksjoner blir også en sentral del av appen. De skal være lette å finne frem til, og enkle å lese på mobil.

På sikt vil alle ansatte kunne foreslå forbedringer knyttet direkte til en EPL. 

– Det er svært viktig for oss at leksjonene er tydelige og korrekte, særlig der det er sikkerhetsinformasjon.

På bildet: Fra produksjonen.

ISO og dokumentasjon

Selskapet har flere ISO-sertifiseringer og mange internasjonale krav og standarder å oppfylle. Da er god dokumentasjon avgjørende.

Selskapet kan enkelt se hvem som har lest hva, for å forsikre seg om at informasjonen når ut til riktig målgruppe. 

– Der hvor det er nødvendig kan vi også enkelt innhente signaturer på at innhold er lest og forstått. Dette gjør arbeidet med dokumentasjon mye enklere, både for den ansatte og for oss i administrasjonen.

Alle skal føle tilhørighet

Selv om de fleste av selskapets 140 ansatte jobber i fabrikken i Stange kommune, er det sjeldent alle har mulighet til å samles. 

I produksjonen er det skiftarbeid, og selgerne er stort sett ute hele året. I tillegg er det en egen salgsavdeling i Sverige, som sjeldent befinner seg fysisk sammen med sine norske kollegaer.

Nå får alle lik tilgang til informasjon på samme tid, uansett hvilken rolle man har eller hvor man er lokalisert. 

Løsningen tar også hensyn til ansatte som ikke snakker norsk. Appens innhold blir automatisk oversatt til 15 ulike språk, slik at alle ansatte blir inkludert. 

– Det er viktig for oss å nå ut til alle, og at alle skal føle seg inkludert og som en fullverdig del av organisasjonen. Vi ønsker å skape tilhørighet og med det øke trivselen, også for de som har arbeidssted på andre lokasjoner.

Beredskapsfunksjon

Appen har også en egen knapp for beredskap. Bak denne finner man kortfattet informasjon som er viktig når man står i en stresset situasjon. 

– Selv om vi håper dette aldri skal bli brukt, kan den bli gull verdt hvis et uhell først skjer

Ble overbevist av webinar

– Jeg fikk øynene opp for Appfabrikken etter å ha sett opptak av et webinar. Bedrifter som ligner på oss viste frem sine apper med entusiasme, og da ble det med en gang mer spennende for oss.

IT-lederen delte webinaret med selskapets HMSK-Sjef, og derfra var veien til beslutning kort.

For å sikre en vellykket implementering av løsningen har bedriften satt sammen en prosjektgruppe, med representanter fra både ledelse, klubb og øvrige ansatte. På denne måten håper de å komme frem til en løsning som vil være nyttig for alle, og som alle ansatte vil få stor glede av i tiden fremover.

– Nå gleder vi oss til fortsettelsen, og jeg mistenker at vi vil oppdage enda flere bruksområder etterhvert. 

På bildet: Forsiden til Furnes Jernstøperi sin app for ansatte.

På bildet: Forsiden til Furnes Jernstøperi sin app for ansatte.