ISO 9001 og kravene til effektiv internkommunikasjon

Innhold

Betydningen av kommunikasjon, engasjement og motivasjon

Tilgjengelighet og vedlikehold av informasjon

Ledelsens rolle i kommunikasjonen

Kommunikasjon for å nå kvalitetsmål

Bevisstgjøring og kompetansebygging gjennom kommunikasjon

Styring av dokumentert informasjon

Dokumentasjon i forbindelse med intern og ekstern revisjon

ISO 9001 er en internasjonal standard som setter tydelige krav til kvalitetsstyring. Målet er å sikre at bedriften kan levere produkter og tjenester av høy kvalitet gjennom systematisk ledelse og kontinuerlig forbedring.

Et gjennomgående trekk ved standarden er betydningen av effektiv kommunikasjon, motivasjon og engasjement blant de ansatte.

ISO 9001 fremhever viktigheten av at:

alle ansatte er godt informert
har tilgang til relevant dokumentasjon
får veiledning som styrker deres bidrag til kvalitetssystemet.

Dette er avgjørende for at organisasjonen kan opprettholde gode rutiner, jobbe målrettet mot forbedringer, og sikre at kvaliteten er i tråd med både interne mål og kundenes forventninger.

Betydningen av kommunikasjon, engasjement og motivasjon

ISO 9001 bygger på flere prinsipper for kvalitetsledelse, deriblant "menneskers engasjement" og "lederskap" (0.2). Disse prinsippene understreker at ansatte må være informert og engasjert for at bedriften skal lykkes med kvalitetsstyring. God kommunikasjon er essensiell for å motivere ansatte og sikre deres deltakelse i bedriftens forbedringsprosesser.

Tilgjengelighet og vedlikehold av informasjon

For å sikre at ansatte har den informasjonen de trenger, krever ISO 9001 at dokumentert informasjon skal vedlikeholdes og oppdateres jevnlig (4.4.2). Organisasjonen skal:

Vedlikeholde dokumentert informasjon for å understøtte driften av sine prosesser (4.4.2 a).
Oppbevare dokumentert informasjon for å sikre at prosessene blir utført som planlagt (4.4.2 b).

Dette gjelder ikke bare for intern bruk, men også for ekstern kommunikasjon når nødvendig. Kvalitetspolicyen må være tilgjengelig for alle relevante interesseparter, både internt og eksternt.

Ledelsens rolle i kommunikasjonen

Ledelsen spiller en kritisk rolle i å fremme kommunikasjon og sørge for at kvalitetspolicyen og kvalitetsmålene blir kommunisert tydelig til alle ansatte (5.1.1). Dette innebærer at ledelsen skal:

"Formidle viktigheten av effektiv kvalitetsledelse og støtte ansatte i å oppnå kvalitetsmålene" (5.1.1 f).
"Engasjere, veilede og støtte personer slik at de kan bidra til virkningen av ledelsessystemet for kvalitet" (5.1.1 h)
"Fremme forbedring" (5.1.1 i)

I tillegg skal ledelsen sørge for at ansvar og myndighet for relevante roller blir tydelig kommunisert og forstått i organisasjonen (5.3).

Kommunikasjon for å nå kvalitetsmål

ISO 9001 stiller krav til at organisasjonen fastsetter og kommuniserer kvalitetsmålene på en klar måte (6.2). Disse målene skal overvåkes og oppdateres ved behov, og kommunikasjon er en nøkkelfaktor for at ansatte forstår hvordan deres arbeid bidrar til å nå disse målene (6.2.1 f).

Bevisstgjøring og kompetansebygging gjennom kommunikasjon

Organisasjonen skal sikre at ansatte er bevisste på kvalitetspolicyen, relevante kvalitetsmål, og deres rolle i kvalitetsstyringssystemet (7.3). Dette inkluderer å gi opplæring, veiledning og støtte som gjør det mulig for ansatte å bidra effektivt til kvalitetsforbedringene (7.2). God kommunikasjon er nødvendig for at denne bevisstgjøringen og kompetanseutviklingen skal være effektiv.

Styring av dokumentert informasjon

En sentral del av ISO 9001 er å sikre at dokumentasjon er tilgjengelig der og når det trengs (7.5.3.1 a). Dette innebærer at organisasjonen må ha klare rutiner for distribusjon, tilgang, og oppdatering av informasjon, samt hvordan informasjon skal lagres og bevares (7.5.3.2).

Dokumentasjon i forbindelse med intern og ekstern revisjon

En effektiv måte å oppfylle kravene til god internkommunikasjon er å ha en tydelig og lett tilgjengelig informasjonskanal, som App for ansatte .

Med en slik løsning kan bedriften enkelt dokumentere hva som er kommunisert, til hvem, og når. Dette gjør det mulig å ha full oversikt over kvalitetspolicyer, kvalitetsmål, forbedringsforslag og avviksmeldinger, som alle er viktige elementer i standarden.

Løsningen kan også brukes til å registrere og følge opp kompetanseutvikling og opplæringsløp. Dette gjør det enkelt å dokumentere at nødvendige tiltak er iverksatt og evaluert, noe som er påkrevd i henhold til kravene for kompetanse (7.2) og bevisstgjøring (7.3).

Ved revisjon kan det være nyttig å logge inn i løsningen, og vise at bedriften:

Har en internkommunikasjonskanal som når ut til alle ansatte, der
- Relevante dokumenter er lett tilgjengelige
- Kvalitetspolicyen kommuniseres
- Det er regelmessig fokus på kvalitet og kontinuerlig forbedring
Har en oversikt over ansatte og deres kompetanse
Har interne opplæringsløp som ivaretar behovet for kompetanse
Har et system for innmelding og oppfølging av forbedringsforslag og avviksmeldinger