Enklere arbeidsflyt med digitale skjemaer
Mange bedrifter har fremdeles mange papirskjema, enten det er snakk om rapportering av avvik eller uønskede hendelser, innsending av forbedringsforslag, eller bestillingsskjema for arbeidstøy. Hvis dette digitaliseres blir det enklere for de ansatte å rapportere, samtidig som det blir mer oversiktlig for administrasjonen.
Med app for ansatte er det enkelt å digitalisere hele eller deler av bedriftens skjemaflyt, og de ansatte kan rapportere rett fra sin egen mobil. Se eksempler på hvordan våre kunder bruker digitale skjemaer nederst i saken.
Fordelene med digitalisering av skjemaer
Skjemaene er raskere og enklere tilgjengelig. Alle ansatte har tilgang direkte fra mobilen, noe som bidrar til at flere tar seg bryet med å rapportere. Dette øker også sjansen for at rapporteringen skjer raskt, noe som igjen bidrar til økt kvalitet på det som sendes inn.
Rapporteringen blir mer nøyaktig, siden digitale skjemaer har flere muligheter til å sikre gode svar. Både med bruk av svaralternativer, opplasting av bilder med mer.
Alt blir enklere og mer oversiktlig for administrasjonen. Ikke bare sparer dette bedriften for tid som ellers ville blitt brukt på å fylle ut, sortere og lagre papirdokumenter, men det reduserer også risikoen for feil.
Flyten for oppfølging av de enkelte skjemaene kan skreddersys. Vanligvis har innsendte skjemaer i våre apper tre mulige statuser: "Mottat", "Under behandling" og "Ferdig behandlet", men dette kan tilpasses. Eksempelvis med "Kvalitetssikret", "Skal faktureres", "Er fakturert" og lignende.
Den ansatte blir automatisk informert om endringer i status. Det er også enkelt for administrasjonen å sende meldinger til innsender, for eksempel for å takke for nyttig innspill, informere om videre saksgang og lignende.
Administrator får automatisk tilgang til nyttig statistikk. Både på antall innsendelser, hva som rapporteres og mer.
Forskjellige personer i bedriftens administrasjon kan få ansvar for oppfølging av forskjellige skjemaer. Eksempelvis kan det være en person som er ansvarlig for å ta i mot ordre på arbeidstøy og dokumentasjon på kompetanse, mens en gruppe med personer er ansvarlige for å følge opp rapporter om uønskede hendelser eller forbedringsforslag.
Hvordan bruker andre bedrifter digitale skjema?
Her er noen eksempler på hvordan Appfabrikkens kunder bruker deres digitale skjemaer:
Forslag til forbedringer
Rapport om uønskede hendelser eller avvik
Arbeidsordre
Teknisk vedlikehold
Bestillingsskjema for arbeidstøy
Innsendelse av kompetansebevis
Forslag til innhold som bør legges ut i appen
Vi hjelper deg med både rådgivning og det tekniske oppsettet av skjemaer i appen.